Datenschutz

Budoclub Bushido Asbach e.V.
Stand: Februar 2026

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten
innerhalb unseres Onlineangebotes (Website), unserer digitalen Kommunikationssysteme sowie im Rahmen unserer
Vereinsorganisation.

1. Verantwortlicher

Budoclub Bushido Asbach e.V.
Hauptstraße 61
53567 Asbach
Deutschland

Vereinsregister: Amtsgericht Montabaur, VR 20254
E-Mail: team@budoclub-asbach.de
Website: https://budoclub-asbach.de

Datenschutz-Ansprechpartner:
team@budoclub-asbach.de

2. Kategorien verarbeiteter Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Nutzung unserer Website, bei Kontaktaufnahme,
bei Probetrainings, im Rahmen der Mitgliedschaft oder durch Nutzung unserer Kommunikationssysteme erhalten.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Bestandsdaten (z. B. Name, Anschrift, Geburtsdatum)
• Kontaktdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
• Mitgliedschafts- und Vereinsdaten (z. B. Eintritt, Gruppen, Beiträge)
• Kommunikationsdaten (z. B. Nachrichten, Chatverläufe, Terminabsprachen)
• Inhaltsdaten (z. B. Texteingaben, Fotos, Dokumente)
• Nutzungsdaten (z. B. Websitezugriffe, Interaktionen)
• Meta-/Technische Daten (z. B. IP-Adresse, Geräteinformationen)

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt gemäß DSGVO insbesondere auf folgenden Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag / vorvertragliche Maßnahmen)
Zur Organisation von Probetrainings, Mitgliedschaft, Vereinsbetrieb und Kommunikation.

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
Für einwilligungspflichtige Dienste (z. B. Cookies, Analyse, bestimmte Kommunikationskanäle).

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtungen)
Zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten.

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)
Zur Organisation des Vereinsbetriebs, IT-Sicherheit, Missbrauchsprävention, Kommunikation, Optimierung unserer
Abläufe und Dienstleistungen.

4. Empfänger personenbezogener Daten

Innerhalb des Vereins erhalten nur berechtigte Personen Zugriff auf Daten. Darüber hinaus können Daten an folgende
Kategorien von Empfängern übermittelt werden:

• IT- und Hosting-Dienstleister
• Vereinsverwaltungssoftware (z. B. WISO MeinVerein)
• Cloud-Dienste (z. B. IONOS Nextcloud)
• Kommunikationsdienste (z. B. WhatsApp)
• KI-Dienstleister (OpenAI / ChatGPT)
• Behörden und öffentliche Stellen, sofern gesetzlich erforderlich

Sofern erforderlich, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

5. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder
gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.

Typische Speicherfristen:

• Mitgliedsdaten: Dauer der Mitgliedschaft + gesetzliche Aufbewahrung
• Steuer-/Abrechnungsdaten: bis zu 10 Jahre
• Kommunikationsdaten: bis zur Zweckerfüllung
• Sicherheits-/Logdaten: in der Regel wenige Tage

6. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

7. Nutzung unserer Website

Server-Logfiles

Beim Aufruf der Website werden technische Zugriffsdaten erfasst (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt, Browser, Betriebssystem).
Dies dient der Sicherheit und Stabilität der Website.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Cookies und Einwilligungsmanagement

Wir verwenden technisch notwendige Cookies sowie – nach Einwilligung – Analyse- und Komfortfunktionen.
Die Einwilligung kann jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen werden.

Kontaktformular / E-Mail

Daten werden zur Bearbeitung von Anfragen verarbeitet.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO.

8. Kommunikation über WhatsApp

Wir nutzen WhatsApp zur Organisation von Probetrainings sowie zur Kommunikation zwischen Trainern, Mitgliedern und
Interessenten.

Dabei können verarbeitet werden:

• Name
• Telefonnummer
• Nachrichteninhalte
• Trainings- und Terminabsprachen

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

Hinweis: WhatsApp ist ein Dienst der Meta Platforms Inc. (USA). Eine Datenübermittlung in Drittstaaten kann nicht
ausgeschlossen werden.

9. KI-Chatbot und automatisierte Kommunikation (OpenAI / ChatGPT)

Auf unserer Website sowie teilweise über WhatsApp setzen wir einen KI-gestützten Chatbot ein.

Der Chatbot kann:

• Fragen beantworten
• Probetrainings organisieren
• Nachrichten an Trainer weiterleiten
• E-Mails an Interessenten versenden
• interne Zusammenfassungen erstellen

Dabei können verarbeitet werden:

• Name
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Alter / Trainingsinteresse
• Chat- und Nachrichteninhalte

Zur technischen Verarbeitung nutzen wir Dienste von OpenAI (ChatGPT). Dabei können Daten außerhalb der EU verarbeitet
werden. Die Verarbeitung erfolgt gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen und geeigneten Garantien.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

10. Vereinsverwaltung (WISO MeinVerein / Vereinsapp)

Zur Organisation und Verwaltung des Vereins nutzen wir digitale Vereinssoftware. Verarbeitet werden u. a.:

• Mitgliedsdaten
• Beitrags- und Verwaltungsdaten
• Kommunikations- und Organisationsdaten

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

11. Dokumente und Mitgliedsdaten (IONOS Nextcloud)

Zur sicheren Speicherung und internen Zusammenarbeit nutzen wir eine bei IONOS betriebene Nextcloud.

Dabei können verarbeitet werden:

• Mitgliedsdaten
• Dokumente
• Fotos
• Kommunikationsinhalte
• technische Zugriffsdaten

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

12. Aktualität und Änderungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich technische, organisatorische oder rechtliche
Änderungen ergeben.